Комунальне підприємство міста Родгау успішно завершило свій проект з цифровізації та замінило всі попередні PDF-форми на своєму веб-сайті на інтелектуальні, повністю цифрові робочі процеси. Відтепер мешканці можуть користуватися всіма послугами, пов’язаними з вивезенням сміття, водопостачанням, водовідведенням та управлінням кладовищами, повністю безпаперово, з мобільних пристроїв та цілодобово, не виходячи з дому. Досі навіть ті PDF-документи, які можна було заповнювати на комп’ютері, після введення даних потрібно було роздруковувати, підписувати вручну та надсилати до адміністрації поштою, факсом або у вигляді сканованого вкладення електронною поштою. Нові динамічні онлайн-процеси крок за кроком супроводжують користувача через форми введення даних, безпосередньо перевіряють їх на повноту та передають дані без втрати інформації до спеціалізованих систем адміністрації. Повний перехід охоплює безліч процесів, що стосуються повсякденного життя та важливих життєвих подій мешканців Родгау. Так, тепер можна повністю в цифровому форматі подавати заявки на підключення до каналізаційної мережі або подавати заявки на відшкодування плати за стічні води, а також заповнювати самодекларацію щодо герметизованих площ (дощова вода) за допомогою інтерактивного онлайн-діалогу. Будь то реєстрація великогабаритних відходів або повна реєстрація, скасування реєстрації та зміна переліку контейнерів для залишкових відходів, біовідходів чи макулатури — усі запити об’єднані в зручний онлайн-процес. Дані, пов’язані зі зміною власника, такі як акт передачі, переоформлення підключення до водопроводу та зміна власника контейнерів для сміття, також передаються в цифровому вигляді, а служба обслуговування клієнтів автоматично запускає у фоновому режимі всі подальші процеси. Щоб забезпечити оптимальну підтримку родичів та уповноважених каменотесів, навіть делікатні послуги були повністю оцифровані. Заяви на поховання, включаючи всі необхідні додатки, заяви на звільнення або продовження терміну користування могилами, а також дозволи на встановлення надгробків, включаючи передбачене законом підтвердження походження матеріалу, тепер можна подавати у вигляді цифрової послуги — просто та без жодних переходів між різними носіями інформації. У рамках процесу цифровізації не лише замінено існуючі PDF-форми, а й розроблено та впроваджено нові процеси. Так сталося, наприклад, із довідкою про внесок на благоустрій, для якої раніше на веб-сайті взагалі не було стандартної форми. Тепер покупці нерухомості та нотаріуси отримують через службу обслуговування клієнтів надзвичайно швидку та просту інформацію. Всебічна користь цифрових послуг для громадян очевидна: вони мають максимальну гнучкість у часі та місці, адже онлайн-сервіси доступні 365 днів на рік цілодобово. Якщо раніше PDF-файли часто було важко заповнювати на мобільних пристроях, таких як смартфони, то нові веб-робочі процеси повністю адаптивні. Заяви можна зручно подавати, не встаючи з дивана, у вихідні або перебуваючи в дорозі за допомогою смартфона чи планшета. Ніхто більше не прив’язаний до фізичних годин роботи місцевого центру обслуговування клієнтів. Крім того, завдяки інтелектуальній системі супроводу користувача зменшується кількість помилок при введенні даних. Обов’язкові поля, перевірка формату та логічні зв’язки гарантують, що надсилати можна лише коректно заповнені заявки. Оскільки дані надходять безпосередньо в цифровому вигляді до спеціалізованих систем служби обслуговування клієнтів, а не друкуються, підписуються, скануються та вводяться вручну співробітниками служби, час обробки скорочується, а на додачу до цього надається автоматичне підтвердження отримання. Крім того, відмова від паперу, поштових витрат і, що не менш важливо, транспортних перевезень сприяє збереженню навколишнього середовища. Комунальне підприємство Родгау позиціонує себе як сучасний та орієнтований на майбутнє постачальник послуг. Служба обслуговування клієнтів адаптується до способу життя цифрового суспільства та послідовно усуває адміністративні бар’єри.
