L’azienda municipalizzata di Rodgau ha portato a termine con successo il proprio progetto di digitalizzazione, sostituendo tutti i moduli in formato PDF presenti finora sul sito web con flussi di lavoro intelligenti e completamente digitali. Da oggi i cittadini possono gestire tutti i servizi relativi a rifiuti, acqua, acque reflue e cimiteri in modo completamente digitale, da dispositivo mobile e 24 ore su 24 direttamente da casa. Finora, anche i documenti PDF compilabili al computer dovevano essere stampati dopo la compilazione, firmati a mano e inviati all’amministrazione per posta, via fax o come allegato scansionato via e-mail. I nuovi processi online dinamici guidano passo dopo passo l’utente attraverso i moduli di inserimento dati, verificano direttamente la completezza delle informazioni e trasmettono i dati senza interruzioni ai sistemi specialistici dell’amministrazione. La transizione completa comprende una vasta gamma di procedure che riguardano la vita quotidiana e gli eventi importanti della vita dei residenti di Rodgau. Ad esempio, le richieste di allacciamento alla rete fognaria possono ora essere presentate in modo completamente digitale, così come la richiesta di rimborso delle tariffe fognarie e l’autodichiarazione relativa alle superfici impermeabilizzate (acque piovane) possono essere compilate tramite una procedura guidata online. Che si tratti della segnalazione di rifiuti ingombranti o della completa registrazione, cancellazione e modifica della dotazione di bidoni per rifiuti residui, rifiuti organici o carta da riciclare, tutte le richieste sono raggruppate in un comodo processo online. Anche i dati relativi a un cambio di proprietà, come il verbale di consegna, il cambio di intestazione dell’allacciamento idrico dell’abitazione e l’aggiornamento della titolarità dei contenitori per i rifiuti, vengono trasmessi in formato digitale e il servizio clienti avvia automaticamente in background tutte le procedure successive. Per supportare al meglio i familiari e gli scalpellini incaricati, anche i servizi più delicati sono stati completamente digitalizzati. Le richieste di sepoltura, compresi tutti gli allegati necessari, le richieste di sgombero o proroga delle tombe, nonché le autorizzazioni per i monumenti funebri, compresa la certificazione di provenienza del materiale richiesta dalla legge, possono ora essere presentate come servizio digitale in modo semplice e senza alcuna interruzione tra i diversi canali. Nell’ambito del processo di digitalizzazione non solo sono stati sostituiti i moduli PDF esistenti, ma sono stati sviluppati e introdotti nuovi processi. È quanto è avvenuto con l’attestato di contributo di urbanizzazione, per il quale finora non esisteva alcun modulo standard sul sito web. Ora gli acquirenti di immobili e i notai ricevono informazioni in modo estremamente rapido e semplice tramite il servizio clienti. I vantaggi complessivi delle offerte digitali per i cittadini sono evidenti: godono della massima flessibilità in termini di tempo e luogo, poiché i servizi online sono disponibili 24 ore su 24, 365 giorni all’anno. Mentre i file PDF erano spesso difficili da compilare su dispositivi mobili come gli smartphone, i nuovi flussi di lavoro web sono completamente reattivi. Le richieste possono essere presentate comodamente dal divano, nel fine settimana o in viaggio tramite smartphone e tablet. Nessuno è più vincolato agli orari di apertura fisici del servizio clienti in loco. Inoltre, gli errori di inserimento dati si riducono grazie a una guida intelligente per l’utente. Campi obbligatori, controlli di formato e collegamenti logici garantiscono che possano essere inviate solo domande corrette. Poiché i dati vengono inseriti direttamente in formato digitale nei sistemi specialistici del servizio clienti, senza dover essere prima stampati, firmati, scansionati e registrati manualmente dal team del servizio clienti, i tempi di elaborazione si riducono e, per di più, viene fornita una conferma automatica di ricezione. Inoltre, l’eliminazione della carta, delle spese postali e, non da ultimo, dei percorsi di trasporto tutela l’ambiente. La Stadtwerke Rodgau si presenta come un fornitore di servizi moderno e orientato al futuro. Il servizio clienti si adatta alle abitudini di vita di una società digitalizzata ed elimina sistematicamente le barriere amministrative.
