Serviciile publice din Rodgau au finalizat cu succes proiectul de digitalizare și au înlocuit toate formularele PDF existente pe site-ul oficial cu fluxuri de lucru inteligente, complet digitale. Cetățenii pot acum să acceseze toate serviciile legate de deșeuri, apă, canalizare și cimitire în mod complet fără hârtie, de pe dispozitive mobile și non-stop, direct de acasă. Până acum, chiar și documentele PDF care puteau fi completate pe computer trebuiau tipărite după completare, semnate manual și trimise administrației prin poștă, fax sau ca atașament scanat prin e-mail. Noile procese online dinamice ghidează utilizatorul pas cu pas prin formularele de completare, verifică direct dacă datele sunt complete și transmit informațiile fără întreruperi în sistemele specializate ale administrației. Tranziția completă cuprinde o multitudine de procese care vizează viața de zi cu zi și evenimentele importante din viața locuitorilor din Rodgau. Astfel, cererile de racordare la canalizare pot fi depuse acum în format complet digital, iar solicitarea rambursării taxelor de canalizare, precum și declarația pe propria răspundere privind suprafețele impermeabilizate (apa de ploaie) pot fi completate printr-un dialog online ghidat. Fie că este vorba de înregistrarea deșeurilor voluminoase sau de înregistrarea, radierea și modificarea completă a inventarului pubelelor pentru deșeuri reziduale, deșeuri organice sau hârtie uzată — toate solicitările sunt reunite într-un proces online comod. De asemenea, datele referitoare la schimbarea proprietarului, precum procesul-verbal de predare, schimbarea titularității racordului de apă al locuinței, precum și actualizarea titularității containerelor de deșeuri sunt transmise digital, iar serviciul de relații cu clienții declanșează automat, în fundal, toate procesele ulterioare. Pentru a oferi un sprijin optim rudelor și pietrarilor împuterniciți, au fost digitalizate complet și serviciile sensibile. Cererile de înmormântare, inclusiv toate anexele necesare, cererile de eliberare sau prelungire a dreptului de folosință a mormintelor, precum și autorizațiile pentru monumente funerare, inclusiv dovada de proveniență a materialului cerută de lege, pot fi acum depuse ca serviciu digital, în mod simplu și fără nicio întrerupere a fluxului de lucru. În cadrul procesului de digitalizare, nu numai că au fost înlocuite formularele PDF existente, ci au fost dezvoltate și introduse noi procese. Așa s-a întâmplat în cazul certificatului privind contribuția la amenajare, pentru care până acum nu exista deloc un formular standard pe pagina de internet. Acum, cumpărătorii de imobile și notarii primesc, prin intermediul serviciului de relații cu clienții, informații extrem de rapide și simple. Avantajul cuprinzător al ofertelor digitale pentru cetățeni este evident: aceștia beneficiază de flexibilitate maximă în ceea ce privește timpul și locația, deoarece serviciile online sunt disponibile 365 de zile pe an, non-stop. În timp ce fișierele PDF erau adesea greu de completat pe dispozitive mobile precum smartphone-urile, noile fluxuri de lucru web sunt complet responsive. Cererile pot fi depuse comod de pe canapea, în weekend sau din deplasare, prin intermediul smartphone-ului și al tabletei. Nimeni nu mai este limitat de programul de lucru fizic al serviciului de relații cu clienții din sediu. În plus, erorile de introducere a datelor sunt reduse datorită ghidării inteligente a utilizatorului. Câmpurile obligatorii, verificările de format și legăturile logice asigură faptul că pot fi trimise doar cererile corecte. Deoarece datele sunt înregistrate direct în format digital în sistemele specializate ale serviciului de relații cu clienții și nu trebuie mai întâi tipărite, semnate, scanate și introduse manual de către echipa de relații cu clienții, timpii de procesare se reduc, iar în plus se primește o confirmare automată de primire. În plus, renunțarea la hârtie, la timbre și, nu în ultimul rând, la transportul fizic protejează mediul. Stadtwerke Rodgau se prezintă ca un furnizor de servicii modern și orientat spre viitor. Serviciul de relații cu clienții se adaptează la obiceiurile de viață ale unei societăți digitalizate și elimină în mod consecvent barierele administrative.
